Meer grip op telecommunicatie
Al 40 jaar is AveleijnSDT een begrip in Twente. In die tijd zijn we uitgegroeid tot een organisatie met ruim 2300 cliënten en zo’n 1500 medewerkers. Onze voorzieningen staan hoofdzakelijk in Midden-Twente en we breiden uit richting regio Gelderland en Noordoost-Twente. AveleijnSDT ontstond op 1 januari 2007 na een bestuurlijke fusie tussen Aveleijn (wonen) en Stichting Dagcentra Twente (dagbesteding). AveleijnSDT levert een totaalpakket met alle ondersteuning voor wonen en dagbesteding, zowel voor kinderen als voor volwassenen met een verstandelijke handicap. Allerlei vormen van zorg zijn mogelijk, variërend van enkele uren per week tot 24 uur per dag. AveleijnSDT biedt een breed scala aan ondersteuning en ontwikkeling.
De situatie
AveleijnSDT bestaat uit vier regio’s. Daaronder vallen de diverse Clusters, welke worden aangestuurd door clustermanagers. De clustermanagers hadden zelf volledige zeggenschap over de invulling van o.a. de telefonie. Als gevolg hiervan werd er van veel verschillende telefonie oplossingen gebruik gemaakt en van verschillende leveranciers. De binding met de leveranciers was vaak oppervlakkig. Bij problemen, uitbreidingen of vragen wisten veel medewerkers niet wie ze daar voor moesten benaderen. Ook de diepgang om mee te denken en met oplossingen te komen, was veelal niet aanwezig. Daarnaast was er geen duidelijk overzicht van de netlijn-infrastructuur op de locaties. Zo was er bijvoorbeeld een factuur voor 48 locaties, waar men door de bomen het bos niet meer zag. Het beheersen van de kosten was hierbij niet of nauwelijks mogelijk. Eind 2004, bij het bestuurlijk samengaan van Aveleijn en SDT heeft Telecom Services op het hoofdkantoor reeds een Siemens telefooncentrale geïnstalleerd. De opdracht voor de levering van de nieuwe telefooncentrale heeft Telecom Services gekregen door goede inventarisatie van de wensen en het aanbieden van een perfect passende oplossing. De prijs was daarbij minder relevant geworden.
De wensen
De wensen waren eenvoudig. AveleijnSDT wilde weer grip krijgen op de situatie. Er moest lijn worden gebracht in de oplossingen en er zou gekozen worden voor één Preferred Partner. Daarnaast was de wens om de netlijn-infrastructuur weer overzichtelijk te krijgen, zodat overbodige infrastructuur kon komen te vervallen. Ook moesten de mogelijkheden worden onderzocht, om te kunnen besparen op de variabele belkosten. Omdat de Clustermanagers nog steeds een budgetverantwoordelijkheid zouden blijven behouden, moest er een stappenplan worden ontwikkeld om nieuwe vestigingen van telefonie te voorzien. Clustermanagers moesten hiervoor dus handvaten aangeboden krijgen.
De aanpak
Als eerste werd er een inventarisatie gemaakt van alle netlijnen en bijbehorende facturen van 48 vestigingen. Dit is een vast onderdeel van de Telecom Services Telescan, waarin ook de mobiele abonnementen werden meegenomen. Uit deze omvangrijke analyse bleek als snel dat er veel geld te besparen viel, op het in lijn brengen van de netlijnen. Daarnaast werden verschillende providers uitgenodigd om een aanbieding te doen voor het afhandelen van het telefonieverkeer. Verder werd een basisconfiguratie opgesteld voor de invulling van de locaties. Deze configuratie vormt het uitgangspunt voor de uitrol van de nieuwe of verbouwde vestigingen.
De oplossing
Uiteindelijk heeft Telecom Services bij Esprit Telecom voor Aveleijn de beste voorwaarden onderhandeld en bemiddeld bij de tot stand koming van de infrastructuur contracten. Verder werd er een plan opgesteld voor de clustermanagers, welke procedure doorlopen moet worden voor de juiste invulling van de telefooncentrales op hun locatie(s). De Siemens HiPath 3000 telefooncentrale dient als werkpaard voor de vestigingen, waarmee de oplossing per vestiging op maat gemaakt wordt. Dit alles is vastgelegd in een Raamovereenkomst, met een geldigheid van meerdere jaren. Met de eerste migratie van 48 vestigingen naar Esprit Telecom, werd direct een besparing gerealiseerd van enkele tien duizenden euro’s per jaar. Na de uitrol op deze vestigingen, zal de tweede groep vestigingen aangepakt worden. Hierdoor blijft de migratie beheersbaar en zullen de besparingen alleen nog maar verder gaan oplopen. Door deze nieuwe besparingen, kan een groot deel van de telefooncentrale oplossingen op de nieuwe locaties worden gefinancierd.