Bolletje Almelo

 

'Ik wil bereikbaar zijn' 

Bolletje BV is een van de meest bekende bedrijven in Nederland. Dit oer-Twentse bedrijf heeft haar wortels in Almelo, waar het al ruim honderd jaar is gevestigd. Begonnen als beschuitbakker, is Bolletje uitgegroeid tot vooraanstaande producent van allerhande graanproducten die mondiaal verkrijgbaar zijn. Reclame en marketing zijn al sinds het ontstaan van de onderneming een belangrijk onderdeel van de bedrijfsfilosofie, waarmee zich terecht de vergelijking opdringt met een ander groot Nederlands merk, Heineken.

Deze uitgangspunten werden in 2000 bekroond met de uitverkiezing van de beste reclame slogan uit de vorige eeuw: ik wil Bolletje! Voor een dergelijk publieksmerk is bereikbaarheid van groot belang.

De situatie

De teefooncentrale van Bolletje was sterk verouderd. De functionaliteit schoot tekort, de bedrijfszekerheid was discutabel en service op de apparatuur werd niet meer verleend. De pcbedienposten vertoonden mankementen en waren lastig te programmeren. Het Cordless Dectsysteem beschikte over onvoldoende vrije poorten, fragiele en storingsgevoelige toestellen en kende niet overal op het bedrijfsterrein bereik en dekking. Het piepersysteem was aan het einde van de technische levensduur. Daarnaast bestond het vermoeden dat er op de telecomkosten bespaard kon worden. Telecom Services werd samen met twee andere aanbieders gevraagd een uitgewerkt systeem-ontwerp met financiële paragraaf te maken.

De wensen

Bovenaan aan de lijst van wensen en eisen stond bedieningsgemak. Het systeem moest eenvoudig te beheren en te onderhouden zijn, een Windows interface hebben en uitgebreide mogelijkheden voor rapportages kennen. Notificatie ten behoeve van het bedrijfsnoodplan moest mogelijk zijn door middel van door de telefoniste ingesproken groepsmailbox. Een draadloos systeem diende panddekkend te zijn en te beschikken over robuuste, storingsvrije handsets. Op de moderne, nieuwe telefooninstallatie moest zowel analoog, digitaal en in de toekomst IP kunnen worden aangesloten. En tenslotte: besparing op alle met telecommunicatie gerelateerde kosten.

De aanpak

De analyse middels de Telecom Services TeleScan gaf helder inzicht welke nieuwe apparatuur moest worden ingezet. Het uitgaande mobiele telefoonverkeer werd in de analyse meegenomen. De wensen en eisen, de ouderdom en de technische staat van de verschillende installaties maakten complete vervanging en migratie naar een nieuwe telefooncentrale noodzakelijk. Een helder en overzichtelijk installatie- en migratieplan maakte deel uit van het voorstel. Ook kwam door de scan aan het licht dat de in gebruik zijnde lijnen economischer konden worden ingericht. Het een en ander werd grondig doorgerekend en gepresenteerd aan Bolletje.

De oplossing

Gekozen werd voor een Siemens HiPath 3000 telefooncentrale serie geschikt voor ruim 150 toestelposities. In de HiPath werd een DECT systeem geïntegreerd voor meer dan 60 medewerkers. Met een dekking van meer dan 35.000m2 zijn deze medewerkers overal in het pand bereikbaar. Telefonistes kregen de beschikking over een Windows georiënteerde pc-bedienpost die eenvoudig en naar eigen wensen kon worden ingericht. Om te besparen op uitgaande gesprekken naar mobiel werd een GSM gateway voorgesteld. Ook aan de eisen rond het bedrijfsnoodplan werd voldaan. De mogelijkheden van de nieuwe configuratie overtroffen de verwachtingen. Zo kregen DECT gebruikers de volledige beschikking over alle faciliteiten en iedere gebruiker had de beschikking over voicemail functionaliteit die desgewenst ook op afdelingsniveau kon worden ingericht. Verder hield de configuratie nadrukkelijk rekening met de wensen en mogelijkheden voor de toekomst.

De besparing

Ondanks het feit dat de vernieuwing en implementatie een behoorlijke investering vereisten, kon deze geheel worden gefinancierd uit de besparingen. Sterker nog: de besparingen overtroffen de investeringen met enkele duizenden euro’s per jaar. Met deze uitkomst was de keuze voor Bolletje niet moeilijk: de opdracht werd gegund aan Telecom Services. De installatie en implementatie werd vakkundig ter hand genomen, tot volle tevredenheid van de opdrachtgever. Bolletje is weer goed en degelijk bereikbaar en klaar voor de toekomst, tegen aanzienlijk lagere kosten.